Descrição da Instituição A Associação para o Desenvolvimento Cultural Kulungwana foi criada oficialmente a 26 de Maio de 2006. É...
Descrição da Instituição
A Associação para o Desenvolvimento Cultural Kulungwana foi criada oficialmente a 26 de Maio de 2006. É uma pessoa colectiva de direito privado, de interesse público e social, sem fins lucrativos, dotada de personalidade jurídica própria e de autonomia patrimonial e financeira. De acordo com os Estatutos da Associação, o seu objectivo geral é “divulgar o conceito “Cultura” em todas as suas vertentes, dirigindo a sua acção a nível nacional e internacional.
Entre os objectivos específicos da Kulungwana constam: identificar e implementar programas para promover e divulgar a cultura nacional nas suas diversas expressões. Um dos programas implementados pela Kulungwana é o Xiquitsi cujo objectivo é a integração social de crianças / jovens e desenvolvimento profissional através da formação musical colectiva, o que pressupõe deslocação de alunos e bens. Nesta senda, pretende recrutar para o seu quadro de
pessoal um(a) Auxiliar Administrativo(a).
O (A) auxiliar administrativo(a) é fundamental para o bom funcionamento do Xiquitsi, realizando o suporte operacional, organização de documentos, atendimento aos alunos/encarregados e controlo de rotinas (financeira, RH, logística). Para além destas actividades poderá organizar agendas arquivos, emitindo relatórios para aumentar a eficiência do Xiquitsi. O perfil exige organização, comunicação clara e domínio de ferramentas de escritório, com ensino médio ou cursos técnicos.
DESCRIÇÃO DO CARGO
1. Cargo: O (A) auxiliar administrativo(a)
2. Nível académico: Médio ou equivalente
3. Responde a: Assistente administrativo Xiquitsi
4. Supervisor: Assistente administrativa Kulungwana
5. Período laboral: 40 horas laborais semanais, flexíveis de acordo com os programas pré-definidos
RESPONSABILIDADES PRINCIPAIS
O (A) auxiliar administrativo(a) exerce várias tarefas de apoio
logístico, administrativo e de procurement do Xiquitsi, reporta a
Directora do Programa e presta contas semanal, ao assistente de
administração do Xiquitsi.
As principais tarefas, em coordenação com o assistente administrativo do Xiquitsi:
- Apoiar na preparação e gestão do plano de actividades do
Programa Xiquitsi ;
- Prestar apoio geral, nomeadamente a recepção de
correspondência, chamadas telefónicas e documentação;
- Responder a pedidos de informação e de documentação assegurando um elevado nível de profissionalismo, tacto, discrição e confidencialidade;
- Redigir correspondência e outra documentação inicial, bem como
lavrar actas de reuniões;
- Gerir documentos electrónicos e em papel (listas de contactos,
correspondência, fotocopias, digitalização de documentos, classificação e arquivo;
- Dar suporte na preparação e composição de diversos
relatórios de actividades, progresso e avaliação;
- Preparar e enviar ao sector de administração e finanças os
mapas de presenças dos bolseiros, orpo docente e staff de apoio, depois de homologado pela directora do Programa Xiquitsi;
- Registar as entradas e saídas de instrumentos em coordenação
com a área que superintend a logística e produção;
- Articular com o senhorio/os responsáveis dos imóveis em uso
pelo Programa Xiquitsi;
- Fazer procurement e aquisições de acordo com as regras da
Kulungwana e em coordenação com o sector de administração e finanças;
- Manter os arquivos classificados e actualizados;
- Prestar assistência ao “staff” e alunos do Programa Xiquitsi nas suas viagens no âmbito do Programa Xiquitsi;
- Receber e encaminhar os visitantes, pais e encarregados de
educação do Programa Xiquitsi;
- Controlar o cadastro individual dos alunos, bolseiros, monitores
e candidatos à admissão
- Manutenção de um inventário actualizado de todos os instrumentos e equipamentos do projecto, mostrando a localização, usuário;
- Realizar quaisquer outras actividades administrativas que lhe forem definidas ou atribuídas pela Directora do Xiquitsi ou quem esta delegar.
PERFIL DO OCUPANTE
- Experiência e Capacidades Técnicas
- Certificado de conclusão da 12 classe ou Técnico médio;
- Mínimo de 3 anos de experiência em administração ;
- O conhecimento de boas práticas de gestão será uma vantagem;
- Conhecimento excelente de programas informáticos na óptica do utilizador particularmente,
Excel & Word (MS Office em geral)
- Excelente planificação de tarefas, habilidades organizacionais e estabelecimento de prioridades;
- Capacidade de executar tarefas cumprindo os prazos;
Capacidade de trabalhar sob pressão
- Habilidades interpessoais;
- Capacidade de trabalhar em equipa;
- Capacidade de comunicação em língua portuguesa (oral e
escrita) ;
- Honesto(a), diligente, comprometido, proactivo.
COMO CANDIDATAR-SE:
Os candidatos interessados podem submeter a sua candidatura para oemail:
.png)
