1. OBJECTIVO DA FUNÇÃO Prestar apoio administrativo, organizacional, logístico e operacional ao Escritório Sede da Comunidade de...
1. OBJECTIVO DA FUNÇÃO
Prestar apoio administrativo, organizacional, logístico e operacional ao Escritório Sede da Comunidade de Sant'Egidio, assegurando o adequado funcionamento das actividades diárias, incluindo:
- Gestão documental de projectos e micro-projectos
- Coordenação logística
- Apoio administrativo
- Suporte à gestão institucional
O Escritório Sede tem como principal função prestar apoio logístico, administrativo e operacional a centros de saúde, centros nutricionais, laboratórios, postos de registo e notariado, escritórios provinciais e colaboradores.
2. PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES
2.1. Gestão Administrativa e Documental
- Organizar e manter actualizados arquivos físicos e electrónicos
- Receber, registar, encaminhar e arquivar correspondências e documentos oficiais
- Elaborar minutas de cartas, actas, memorandos, relatórios simples e outros documentos administrativos
- Garantir a correcta organização e controlo documental
- Apoiar no seguimento de processos administrativos e institucionais
- Assegurar a gestão documental de projectos e micro-projectos
- Elaborar guias de entrega, mapas de controlo e documentação administrativa relacionada com actividades e distribuições
2.2. Gestão de Agenda e Comunicação
- Gerir agendas, reuniões, encontros e compromissos institucionais
- Organizar reuniões presenciais e virtuais
- Preparar documentação e materiais para reuniões
- Atender chamadas telefónicas, responder e encaminhar emails institucionais
- Fazer seguimento de contactos institucionais e comunicações internas e externas
2.3. Apoio Operacional, Logístico e Transportes
- Apoiar na organização logística de eventos, formações, workshops, missões e actividades institucionais
- Coordenar reservas de salas, materiais, transporte e outros aspectos logísticos
- Fazer gestão e seguimento de transporte institucional e motoristas
- Organizar reservas aéreas, itinerários e apoio administrativo às deslocações
- Controlar material de escritório e solicitar reposições
- Apoiar na gestão e controlo de stocks de materiais e consumíveis
- Apoiar no controlo de presenças, expediente e actividades administrativas correntes
2.4. Apoio à Gestão
- Apoiar na preparação de relatórios periódicos, apresentações e documentação institucional
- Fazer seguimento de prazos, actividades e tarefas atribuídas
- Assegurar confidencialidade no tratamento de informação institucional
- Executar outras tarefas compatíveis com a função, sempre que solicitado
3. PERFIL E REQUISITOS
3.1. Formação Académica
- Nível Médio ou Licenciatura em Administração, Secretariado Executivo, Gestão, Recursos Humanos ou áreas afins
3.2. Experiência
- Experiência mínima de 2 anos em funções similares
- Experiência em ambiente institucional, empresarial, ONG ou gestão de projectos será uma vantagem
3.3. Competências Técnicas
- Domínio do Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Boa capacidade de redacção administrativa
- Conhecimentos de gestão documental e arquivo
- Capacidade de organização e gestão de múltiplas tarefas
- Conhecimentos básicos de logística administrativa e gestão de stocks
3.4. Competências Pessoais
- Elevado sentido de responsabilidade e confidencialidade
- Boa apresentação e comunicação interpessoal
- Capacidade de trabalhar sob pressão e cumprir prazos
- Proactividade, dinamismo e capacidade de resolução de problemas
- Organização, discrição e atenção ao detalhe
- Capacidade de coordenação logística e administrativa
3.5. Línguas
- Português fluente (obrigatório)
- Conhecimentos de italiano e/ou inglês constituem vantagem
4. LINHA DE REPORTE
- Reporta directamente à Responsável Administrativa do Escritório Sede
5. O QUE A EMPRESA OFERECE
- Integração numa instituição com forte compromisso social e comunitário
- Ambiente de trabalho colaborativo, dinâmico e multidisciplinar
- Oportunidade de desenvolvimento profissional e aprendizagem contínua
- Participação em actividades institucionais, projectos e iniciativas de impacto social e sanitário
- Condições de trabalho adequadas ao exercício da função
- Remuneração compatível com a função e experiência demonstrada
COMO CANDIDATAR-SE
Os interessados devem enviar as suas candidaturas até o dia 26 de Maio de 2026 para: recursoshumanosmaputo@dreammz.org
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